その会議は「ムダ」です！！

先日、出張で信州にお伺しました。
ひと足先の紅葉を満喫してきました。幸運にもその日は温かく過ごしやすかったです。
皆さんの地域では、いつが見ごろになるでしょうか？
楽しみですね。
 
さて、今回は、実際にあった、「会議のムダとり」について解説したいと思います。
 
１つ目の事例は、やたらと会議が多く、幹部社員も社員も仕事が捗らない会社の事例です。
皆楽経営を実践するためには、ムダな会議を減らし、効率よく会議運営頂くことが必要です。
 
やたらと会議が多い会社の場合、まずは会議の棚卸しをします。
模造紙に、開催してる会議を全て書き出します。
会議の出席対象者をその横に書いていきます。
さらに、その横に、その会議で議題にしている項目を並べて行きます
最後に平均のその会議の所要時間を分で表記します。
ポストイットに書いていくと良いでしょう。
一覧ができたら、それを俯瞰し、気付きをシェアします。
 
「違う会議なのに、同じようなことを議題にしている」
「全体的に報告を行う時間が長い」
「２時間越えの会議が多い」
などなど、気付きを発表し合いましょう。
 
次に、会議の統廃合を考えるのです。
ここが難所です。
要するにムダな会議は「やめる」、必要な会議は統合する。
そうやって、物理的な会議の数を減らすのです。
 
が、抵抗勢力が必ずいます。昔からやっているから、続けるべきだ。とか、訳のわからない抵抗をしてきます。
そういうかたは無視して良いので、棚卸して整理していくのです。
二つ目の事例です。
この会社は、ムダな会議は無かったのですが、会議が長時間に及ぶことが多く、業務の支障になることがありました。
このような場合は、会議に参加して実態を把握します。
すると、議題も不明確で、時間配分も無く、場当たり的に会議をやっている。
目的も不明確のまま会議が進行していたのです。
 
そこで、
『会議をデザインする』ことを提案し、私が指導をしました。
１）３日前までに議題をまとめ、事前に共有する
２）報告内容については、事前にペーパー以外（電子媒体）で共有します。
３）会議の冒頭で、本会議の開催目的を確認します。
４）会議の議題を再確認し、共有。さらにタイムスケジュールを策定します。
５）タイムキーパーと進行役は４）の決定内容を基に会議を運営する
 
この一連の流れが、「会議をデザインする」ことなのです。
 
事前に報告内容を共有することで、会議で行う「報告発表」は無くなります。
実はこれだけで、かなり会議の効率化が図れます。
 
で、事前に資料を参加者が見て、内容を確認してから会議に参集するので、何を議論しなければならないか？を明確に持ってきます。それを出し合うのです。それが３）と　４）です。
報告主体の会議から、議論し「決定」していく会議へ変貌させるのです。
 
皆さんの会社の会議はどうでしょうか？
二つの事例を解説しましたが、こうやって「ムダをとり」、さらに会議をデザインし効率アップを図ります。
ムダな時間が無くなりますから、自ずと生産性がアップします。
 
是非、ヒントにして頂き、会議の「ムダ」を取り除いて下さい。
明るいミライが待っています。
今日はこの辺で・・・・
 
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皆が楽しく
関わる人々がワクワク楽しむ
将来に向けても楽しくワクワクする
 
そんな組織や会社にするのが、皆楽経営です
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